Vytváření a odstraňování profilů

Účty na Workplace mohou individuálně i hromadně vytvářet správci systému. Navštivte podporu IT a vývojářů, kde se dozvíte o programovém vytváření účtů pomocí poskytovatele cloudové identity nebo služby Active Directory..

Základní informace
Vytváření nového uživatelského účtu na Workplace probíhá ve třech fázích:
  1. Zřízení: Na vašem Workplace byly vytvořeny zřízené účty, ale příslušní uživatelé nebyli pozváni, aby si je zaregistrovali. Než spustíte Workplace pro zaměstnance, můžete si ho tak dobře nastavit. Za zřízené účty vám nebudeme nic účtovat.
  2. Pozvání: Když je uživatel, kterému byl zřízen účet, pozván, aby si ho zaregistroval, aktualizuje se jeho stav na Pozvaný.
  3. Registrace: Jakmile uživatel pozvání přijme a zaregistruje se, jeho stav se aktualizuje na Registrovaný.
Poznámka: Podle toho, jak účty vytvoříte, se nastaví buď jako zřízené nebo pozvané Zjistěte další informace o různých způsobech vytváření uživatelských účtů.
Byly tyto informace užitečné?
Účty na Workplace můžou být buď zřízené, pozvané nebo zaregistrované. Nově vytvořený uživatelský účet je podle toho, jak byl vytvořen, zřízený nebo pozvaný.
Zjistěte další informace o způsobech vytváření účtů nebo si dole projděte informace o tom, jaký má způsob vytvoření účtu vliv na jeho stav:

Vytváření jednotlivých účtů
Účty vytvářené jednotlivě budou hned pozvané.

Hromadné vytváření účtů
Když vytváříte účty hromadně, zobrazí se vám po každém nahrání otázka, jestli chcete účty pozvat hned nebo později. Pokud zvolíte později, vytvoří se účty jako zřízené a bude nutné je pozvat později.

G Suite nebo Microsoft Azure AD (automatická správa účtu)
Když připojujete G Suite nebo Microsoft Azure AD pro automatickou správu účtu, jste vyzváni, abyste zvolili, jestli chcete účty pozvat později nebo hned. Pokud zvolíte, že se mají pozvat později, účty se vytvoří jako zřízené.

Ostatní cloudoví poskytovatelé identity a složka pro synchronizaci Active Directory
Pokud připojujete dalšího cloudového poskytovatele identity (Okta, OneLogin nebo Ping Identity) nebo využíváte složku pro synchronizaci Active Directory, budou účty ve výchozím stavu vytvořené jako zřízené.
Byly tyto informace užitečné?
Správci při zřizování účtů načtou údaje potřebné pro uživatelský účet a nastaví instance Workplace, aniž by museli uživatele upozorňovat.
Uživatelské účty je možné vytvořit ve stavu zvaném a nezvaném (tj. zřízený účet). Správci Workplace tak můžou zakládat komunity tím, že vytvoří skupiny a přidají do nich pozvané členy. Jakmile správce připraví komunitu, může pozvat uživatele, kteří se při prvním přihlášení do svých účtů stávají členy dané skupiny.
Byly tyto informace užitečné?
Zvaní uživatelů
Poznámka: k vytvoření účtu na Workplace nemůžete použít e-mailové adresy, která neobsahují jméno člověka, třeba info@domain.com nebo sales@domain.com. Tím je zajištěno, že komunita ví, kdo je majitelem účtu a kdo odpovídá za obsah, který účet vytváří.
Individuální přidávání lidí
Jak přidat jednotlivce na Workplace:
  1. Otevřete panel pro správu.
  2. Klikněte na Lidé.
  3. Klikněte na Přidat lidi.
  4. Klikněte na Přidat jednoho člověka.
Tady vyplňte podrobnosti jednotlivců a klikněte na Přidat. Účty vytvořené tímto způsobem budou pozvány okamžitě.

Přidání více lidí prostřednictvím e-mailu
Jak na Workplace přidat několik účtů najednou:
  1. Otevřete panel pro správu.
  2. Klikněte na Lidé.
  3. Klikněte na Přidat lidi.
  4. Klikněte na Přidat víc lidí.
Tady vyplňte e-mailové adresy uživatelů a klikněte na Přidat. Účty vytvořené tímto způsobem budou pozvány okamžitě. Můžete taky zkopírovat tento zvací odkaz a sdílet ho s každým, kdo si podle vás má vytvořit účet.

Hromadné vytváření účtů prostřednictvím souboru Excel nebo CSV
Jak na Workplace přidat větší počet účtů najednou:
  1. Otevřete panel pro správu.
  2. Klikněte na Lidé.
  3. Klikněte na Přidat lidi.
  4. Klikněte na Importovat soubor CSV nebo XLSX.
Tady si můžete stáhnout šablonu a zjistit další informace o formátu, který je k nahrání potřeba. Potom klikněte na Importovat soubor

Hromadné vytváření účtů prostřednictvím poskytovatele identity
Workplace má k dispozici integraci s největšími poskytovateli cloudové identity, jako je Azure AD, G Suite, Okta, OneLogin a Ping. K poskytovateli cloudové identity se můžete připojit pomocí importu Workplace (kde je hostitelem konektoru Workplace) nebo pomocí vlastní integrace Workplace (kde je hostitelem konektoru poskytovatel identity).

Hromadné vytváření účtů prostřednictvím SCIM API
Tato sada návodů představuje koncepty zřízení a deaktivace účtů pomocí SCIM API.
Přečtěte si další informace o hromadné správě účtů.

Uživatelé se zvou sami
Správci můžou v následujících nastaveních pozvánek zvolit, kdo se přidá na jejich Workplace:
  • Přidat se můžou jen pozvaní lidé: Kolegy ve Workplace komunitě můžete omezit na konkrétní segment organizace, jako je region, oddělení nebo tým.
  • Kdokoli z povolených nebo ověřených domén: Tato možnost zpřístupní vaši Workplace komunitu celé organizaci.
Pokud chcete nastavit předvolby pozvánek, otevřete si panel pro správu a klikněte na Nastavení. Příslušné nastavení najdete pod nadpisem Přidání se a žádosti o přístup.

Byly tyto informace užitečné?
Tento článek se týká jenom uživatelů služby Workplace Premium.
Uživatelé musí po přijetí pozvánky projít procesem registrace, při kterém ověří nebo doplní údaje do svého profilu a nastaví si heslo. Tento proces začíná tím, že zaměstnanec přijme e-mail z Workplace obsahující jedinečnou registrační URL nebo případně tím, že po obdržení pozvánky navštíví registrační stránku (pouze firmy se zapnutým SSO).
Poznámka: Pokud je ve vaší firmě pro vaši komunitu zapnuté SSO, uživatelé budou vyzváni, aby se nejprve přihlásili do vašeho SSO systému. Teprve potom bude možné se registrovat.
Až se uživatelé přihlásí do Workplace, zobrazí se jim průvodce dokončením registrace:
1. Přijmutí podmínek a potvrzení údajů v profilu
V závislosti na nastavení ve vašem panelu pro správu můžou být uživatelé vyzváni k přijetí smluvních podmínek vaší firmy, ale i k ověření, doplnění či změně údajů ve svém profilu a nahrání profilového obrázku.
2. Nastavení hesla
Uživatelé budou vyzvání k nastavení hesla. Tento krok se nevztahuje na komunity se zapnutým SSO.
3. Výběr výchozích skupin
Uživatelé si budou moct vybrat skupiny, jejichž členy se chtějí stát. K dispozici bude výchozí výběr a možnost vyhledání konkrétní skupiny. Následně se jim zobrazí kanál vybraných příspěvků a budou moct hned začít pracovat na Workplace.
Byly tyto informace užitečné?
Jakmile zřídíte účty na Workplace pro kolegy, je dále potřeba tyto kolegy pozvat. U účtů máte možnost pozvat všechny lidi, pozvat vybrané lidi nebo pozvat jednotlivce.
Pozvat všechny
Jak pozvat všechny:
  1. Na počítači klikněte vlevo nahoře na Workplace na Panel pro správu.
  2. Klikněte na Neodeslané pozvánky.
  3. Klikněte na Pozvat všechny.
  4. Klikněte na Odeslat.
Pozvat vybrané lidi
Pomocí této možnosti můžete pozvat skupinu konkrétních lidí. Jak pozvat vybrané lidi:
  1. Na počítači klikněte vlevo nahoře na Workplace na Panel pro správu.
  2. Klikněte na Neodeslané pozvánky.
  3. Klikněte na Vybrat lidi, které chcete pozvat.
  4. Zobrazí se vyskakovací okno se žádostí o seznam členů, které chcete pozvat. Seznam může být v následujících formátech: .csv, .xlsx nebo .xls. V zobrazeném okně bude také možnost stáhnout šablonu.
  5. Klikněte na Importovat soubor a soubor nahrajte.
  6. Klikněte na Odeslat.
Pozvat jednotlivce
Tuto možnost použijte pro pozvání jednotlivých lidí nebo opětovné odeslání pozvánky, pokud daný uživatel původní pozvánku neobdržel. Jak pozvat nebo znovu pozvat jednotlivce:
  1. Na počítači klikněte vlevo nahoře na Workplace na Panel pro správu.
  2. Klikněte na Lidé.
  3. V seznamu vyhledejte daného uživatele. Pro vyhledání uživatele můžete použít vyhledávací pole.
  4. Vyberte Pozvat vedle jména uživatele, kterého chcete pozvat.
  5. Klikněte na Odeslat.
Byly tyto informace užitečné?
Správci můžou zapnout nastavení pro vlastní pozvánku. Kdokoli z vybraných e-mailových domén se pak bude moct přidat k jejich Workplace i bez pozvání.
Jak vypnout vlastní pozvánku:
  1. Na panelu pro správu klikněte na Nastavení.
  2. Klikněte na vedle Přidání se na Workplace.
  3. Vyberte možnost Kdokoli z povolených nebo ověřených domén a klikněte na Uložit.
  4. Zpátky na stránce nastavení klikněte na vedle položky Žádosti o přístup
  5. Vyberte možnost Automaticky schvalovat žádosti o přístup z této domény a klikněte na Uložit.
Díky tomu se budou moct lidé z vybraných ověřených domén nebo z e-mailových domén uvedených na seznamu povolených automaticky přidávat k vašemu Workplace a správci nebudou muset schvalovat jejich žádosti.
Přečtěte si další informace o správě vašich e-mailových domén.
Byly tyto informace užitečné?
Tento článek se týká pouze správců služby Workplace Advanced. Tuto akci můžete provést pouze ze svého počítače.
Potvrzovací e-mail můžete znovu poslat lidem, kteří mají nezaregistrovaný účet. Potvrzovací e-mail můžete znovu poslat buď na všechny nezaregistrované účty, nebo konkrétnímu seznamu lidí.
Jak lidem znovu poslat potvrzovací e-mail:
  1. Na Panelu pro správu klikněte na kartu Lidé.
  2. Vedle možnosti Upravit lidi klikněte na a vyberte Poslat upozornění na registraci.
  3. Zvolte Všechny nezaregistrované účty nebo Konkrétní účty a postupujte podle pokynů.
  4. Jakmile vyberete požadovanou možnost, klikněte na Poslat.
Byly tyto informace užitečné?
Po prvním pozvání do služby Workplace se posílají dva e-maily s připomenutím: první je připomenutí po třech dnech a druhý je připomenutí po pěti dnech.
Byly tyto informace užitečné?
Odebírání uživatelů
Když deaktivujete něčí účet:
  • Příspěvky, komentáře a zprávy, které daný člověk zveřejnil a poslal před deaktivací, budou pro kolegy stále dostupné. Znamená to, že konverzace ve skupinách a událostech nebudou narušeny a jakýkoli obsah závislý na odstraněném účtu odstraněn nebude.
  • Když deaktivujete něčí účet, odhlásíte ho tak ze všech relací Workplace a zamezíte mu v přístupu na Workplace.

Když odstraníte něčí účet:
  • Jejich kolegové účet na Workplace neuvidí.
  • Odstranění veškerého obsahu, který daný člověk zveřejnil (třeba fotek, příspěvků nebo dalších dat uložených v záložních systémech), může trvat až 90 dní.
  • Odstraní se také veškerý obsah od jiných uživatelů, který je závislý na obsahu od odstraněného uživatele (třeba komentáře na příspěvky odstraněného uživatele).
  • Při odstraňování těchto informací k nim ostatní uživatelé Workplace nebudou mít přístup.
  • Některé věci, které lidé na Workplace dělají, se na jejich účty neukládají. Vaši kolegové například mohou mít uchované zprávy od odstraněného uživatele i potom, co je jeho účet odstraněn.
Poznámka: Deaktivace uživatelského účtu může trvat až 24 hodin.
Byly tyto informace užitečné?
Tento článek se týká pouze uživatelů služeb Workplace Essential a Workplace Advanced. Abyste mohli deaktivovat něčí účet na Workplace, musíte být správcem přihlášeným k Workplace.
Pokud člověk ze společnosti odešel, můžete jeho účet deaktivovat, abyste mu zamezili v přístupu do Workplace. Příspěvky, komentáře a zprávy, které daný člověk zveřejnil a poslal předtím, než jste jeho účet deaktivovali, budou stále dostupné.
Pokud chcete deaktivovat osobní účet na Workplace:
  1. Vlevo nahoře na Workplace klikněte na Panel pro správu.
  2. Klikněte na Lidé.
  3. Vedle člověka, jehož účet chcete deaktivovat, klikněte na a vyberte Deaktivovat účet.
  4. Klikněte na Potvrdit.
Poznámka: Skupinové členství nebude z deaktivovaných účtů hned odebráno. Skupinová členství automaticky odebíráme po 4 dnech. Pokud bude deaktivovaný účet do 4 dnů zase aktivován, veškerá skupinová členství a členství v chatu budou zachována. Po uplynutí této čtyřdenní lhůty již není možné toto členství ve skupině nebo chatu obnovit.
Nezapomeňte, že deaktivace uživatelského účtu může trvat až 24 hodin. Když deaktivujete něčí účet na Workplace, odhlásíte ho tak ze všech relací Workplace a zamezíte mu v přístupu do Workplace.
Byly tyto informace užitečné?
Účet na Workplace může odstranit pouze správce.
Jak odstranit účet zaměstnance na Workplace:
  1. Přejděte do svého Panelu pro správu a klikněte na možnost Lidé.
  2. Vedle jména zaměstnance, jehož účet chcete odstranit, klikněte na .
  3. Klikněte na Odstranit účet.
Odstranění účtu je něco jiného než jeho deaktivace. Obsah vytvořený deaktivovanými účty zůstává na Workplace dostupný. Obsah vytvořený odstraněnými účty je odebrán. Zjistěte další informace o deaktivaci účtu.
Když odstraníte účet zaměstnance na Workplace:
  • Kolegové účet na Workplace neuvidí.
  • Odstranění veškerého obsahu, který daný člověk zveřejnil, může trvat až 90 dní.
  • Odstraní se také veškerý obsah od jiných uživatelů, který je závislý na obsahu od odstraněného uživatele (třeba komentáře na příspěvky odstraněného uživatele).
  • Při odstraňování těchto informací k nim ostatní uživatelé Workplace nebudou mít přístup.
  • Některé věci, které lidé na Workplace dělají, se na jejich účty neukládají. Vaši kolegové například můžou mít uchované zprávy od odstraněného uživatele i potom, co jeho účet odstraníte.
Byly tyto informace užitečné?
Členství ve skupině se po deaktivaci účtu uloží až na 4 dny. Pokud během těchto 4 dní dojde k obnovení účtu, jeho držitel bude stále členem všech skupin, do kterých patřil před deaktivací. Pokud jste správcem, můžete se podívat, kteří deaktivovaní uživatelé mají ve Workplace stále uložené členství ve skupině.
Pokud se po deaktivaci účtu člena skupiny na Workplace účet znovu aktivuje, může tento člen při přihlášení na Workplace na počítači kliknout na domovské stránce vlevo na Skupiny a podívat se na otevřené, uzavřené a tajné skupiny, ke kterým patřil. Potom se může ke skupinám přidat znovu.
Byly tyto informace užitečné?
Tento článek se týká pouze uživatelů služeb Workplace Essential a Workplace Advanced.
Když zaměstnanec odejde z organizace, je důležité včas zajistit zrušení jeho účtu Workplace. To platí i v případě, že pro ověření používáte jednorázové přihlášení, protože platnost ověřovacích tokenů nevyprší okamžitě.
Pokud používáte automatizované zajišťování prostřednictvím IDP nebo AD Sync, nastaví se toto ověření automaticky. Pokud používáte ruční zajišťování nebo CSV, musíte v rámci ukončení spolupráce se zaměstnancem zajistit deaktivaci účtů Workplace.
Přečtěte si, jak deaktivovat a hromadně deaktivovat uživatele.
Byly tyto informace užitečné?
Hromadné akce
Workplace podporuje hromadnou správu uživatelských účtů prostřednictvím souborů s hodnotami oddělenými čárkou (CSV). Ať už do svého Workplace zřizujete první uživatele, přidáváte nové oddělení nebo manažery, nebo deaktivujete účty některých uživatelů ve své komunitě, pro urychlení procesu můžete použít hromadnou správu účtů.
Pokud vaše firma používá podporovaného poskytovatele identity, doporučujeme pro zřizování a deaktivaci účtů příchozích/odchozích zaměstnanců používat automatickou správu účtů. Přečtěte si více informací o správě účtů s poskytovateli identity.
Workplace podporuje dvě hromadné operace přes soubor CSV nebo excelovský soubor:
Byly tyto informace užitečné?
Tento článek se týká jenom uživatelů služby Workplace Advanced. Při každém hromadném nahrání budete dotázáni, zda chcete pozvat účty hned nebo později. Pokud zvolíte později, vytvoří se účty jako nepozvané a bude nutné je pozvat později.
Workplace podporuje hromadné vytváření uživatelských účtů prostřednictvím souborů s hodnotami oddělenými čárkou (CSV). Účty zaměstnanců nemusíte vytvářet jeden po druhém – místo toho můžete nahrát soubor CSV nebo tabulku v excelovském formátu obsahující údaje o každém zaměstnanci.
Pokud vytváříte velké množství účtů, žádný jednotlivý import by neměl obsahovat více než 2500 řádků údajů o zaměstnancích.
Jak vytvořit účty hromadně nahráním CSV nebo excelovského souboru.
  1. V Panelu pro správu klikněte na Lidé > Přidat lidi > Přidat lidi.
  2. Klikněte na tlačítko Importovat soubor a nahrajte soubor CSV nebo Excel pomocí tlačítka Importovat soubor.
  3. Kliknutím na tlačítko Stáhnout šablonu stáhnete šablonu ve formátu CSV. Pokud upřednostňujete práci s Excelem, můžete si dokument otevřít v Excelu a uložit ve formátu .xls nebo .xlsx.
  4. Po nahrání souboru CSV nebo excelovské tabulky se zobrazí potvrzení, ve kterém bude uveden seznam chyb v nahraném souboru, nebo informace, zda je nahraný soubor kompletní. V prvním sloupci uvidíte výsledek pro jednotlivé řádky:
  5. Pokud je první sloupec prázdný, vytvoří se pro daného zaměstnance účet.
    Červený osmiúhelník značí, že byl na řádku nalezen problém. Objasněn bude v chybové zprávě.
    Modrý kruh značí, že nahraný soubor není kompletní.
    Zelená značka odškrtnutí značí, že nahraný soubor je kompletní.
  6. Po kontrole údajů v náhledu vytvoříte nové účty kliknutím na tlačítko Pokračovat. Dojde k postupnému vytvoření účtů.
Dokud účty nedeaktivujete, zaměstnancům budou chodit e-maily a nabízená upozornění. Postup pro deaktivaci účtů najdete v článku Skupinová deaktivace.
Ověření vytvoření účtu
Zda došlo k úspěšnému vytvoření všech účtů, ověříte tak, že znovu načtete soubor CSV nebo excelovskou tabulku podle nahoře uvedeného postupu a ověříte, zda je na každém řádku v prvním sloupci značka odškrtnutí. Pak kliknutím na Zrušit přeskočte opětovné vytvoření účtů. Pokud budete pokračovat, budete upozorněni, že účty již existují.
Byly tyto informace užitečné?
Při hromadném zřizování účtů doporučujeme použít následující formáty:
Pole PopisTypPožadováno
E-mailPracovní e-mail zaměstnance. Hodnota tohoto pole musí být u každého zaměstnance jedinečná Text Ano
Křestní jménoKřestní jméno zaměstnance Text Ano
PříjmeníPříjmení zaměstnance Text Ano
Pracovní pozicePracovní pozice zaměstnance Text Ne
OdděleníOddělení, ve kterém zaměstnanec pracujeTextNe
Telefonní čísloTelefonní číslo zaměstnance. Každé telefonní číslo musí být v platném mezinárodním formátu včetně kódu země (např. +1 232 823 2233)Text Ne
SídloSídlo kanceláře, kde zaměstnanec pracuje. TextNe
Národní prostředíZkratka pro hlavní jazyk, který by měl být pro daného zaměstnance nastavený. Pokud není specifikovaný, je hlavním jazykem americká angličtina (en_US). Seznam všech platných zkratek najdete ve Facebook LocalesTextNe
E-mail manažeraE-mail přímého vedoucího pracovníka zaměstnance Text Ne
Divize Divize, ve které zaměstnanec pracuje TextNe
OrganizaceOrganizace, ve které zaměstnanec pracuje Text Ne
Datum zahájení Datum, kdy zaměstnanec začal pracovat v organizaci Datum (RRRR-MM-DD) Ne
Byly tyto informace užitečné?
Tento článek se týká jenom uživatelů služeb Workplace Advanced a Workplace Enterprise. Pokud chcete pomocí G-Suite a Azure přidávat lidi, musíte být správce systému. Nastavení integrace IdP pomocí Azure a G-Suite zahrnuje i možnost namapovat vlastnosti profilu na Azure nebo G-Suite na Workplace.
Jak přidávat lidi pomocí G-Suite a Azure:
  1. Vlevo nahoře ve svém profilu klikněte na Panel pro správu.
  2. Klikněte na Lidé > Přidat lidi a pak ještě jednou klikněte na Přidat lidi.
  3. Vyberte G-Suite nebo Microsoft Azure AD a postupujte podle pokynů.
Pokud se připojíte k G-Suite nebo Azure a objevíte uživatele, kteří už jsou na Workplace, zkontrolujte, že se jména, e-mailové adresy a údaje na účtech těchto uživatelů u poskytovatele identity shodují s jejich profily na Workplace. Jinak budou u poskytovatele identity vytvořeny duplicitní účty. Pokud některý z uživatelů z vaší firmy odejde, jeho účet bude automaticky deaktivován. Nezapomeňte, že v údajích se rozlišují malá a velká písmena.
Poznámka: Na Workplace budete muset autorizovat přístup ke svým údajům IdP. Pokud chcete přidávat lidi pomocí G-Suite, musíte být taky správce G-Suite a povolit přístup k G-Suite.
Workplace každých 5 hodin automaticky synchronizuje váš seznam uživatelů.
Byly tyto informace užitečné?
Tento článek se týká pouze správců služby Workplace Advanced.
Kromě deaktivace jednotlivých zaměstnanců můžete i hromadně deaktivovat víc účtů. Stačí nahrát soubor CSV obsahující emailové adresy účtů, které chcete deaktivovat.
Jak nahrát platný soubor CSV a hromadně deaktivovat účty:
  1. Na Panelu pro správu klikněte na kartu Lidé. Zobrazí se seznam účtů všech zaměstnanců.
  2. Na klikněte na Deaktivovat víc lidí.
  3. Zobrazí se vám možnost nahrání souboru CSV. Soubor by měl obsahovat jediný sloupec s emailovými adresami všech zaměstnanců, které chcete deaktivovat, na jednotlivých řádcích.
Po načtení souboru CSV se zobrazí potvrzení se seznamem případných chyb v načteném souboru. V prvním sloupci uvidíte výsledek pro jednotlivé řádky:
  • Značka odškrtnutí znamená, že pro daného zaměstnance je už účet deaktivovaný.
  • Chybový trojúhelník znamená, že je v řádku chyba. Chybové hlášení zobrazíte tak, že na ikonu najedete ukazatelem myši.
  • Pokud je první sloupec prázdný, je účet daného zaměstnance deaktivovaný.
Údaje z náhledu stáhnete kliknutím na tlačítko Exportovat náhled.
Po kontrole údajů v náhledu deaktivujete účty kliknutím na tlačítko Deaktivovat účty. Účty pak budou deaktivovány.
Upozorňujeme, že při hromadném deaktivování účtů může v závislosti na množství deaktivovaných uživatelů dojít ke zpoždění.
Ověření deaktivace účtů
Úspěšnost deaktivace účtů ověříte tak, že znovu načtete soubor CSV a podíváte se, zda je na každém řádku v prvním sloupci značka odškrtnutí.
Poznámka: Nezapomeňte, že deaktivace uživatelského účtu může trvat až 24 hodin.
Byly tyto informace užitečné?
Přihlášení bez e-mailu
Jako správce systému můžete přidávat zaměstnance bez e-mailových adres. Jak funkci aktivovat:
  1. Přejděte do panelu pro správu.
  2. Klikněte na Nastavení.
  3. Přejděte na nastavení Vytvoření profilů pomocí přístupových kódů a klikněte na .
  4. Vyberte Zapnout. Umožníte tak kolegům bez e-mailové adresy přihlašovat se do Workplace pomocí přístupového kódu.
  5. Klikněte na Uložit
Jak přidat na Workplace víc lidí bez e-mailových adres:
  1. Na Panelu pro správu klikněte na kartu Lidé.
  2. Klikněte na Přidat lidi.
  3. Klikněte na Importovat CSV nebo XLSX a stáhněte si šablonu CSV.
    • Když přidáváte uživatele, musíte vyplnit alespoň pole jméno a ID zaměstnance. Když tyto údaje vyplníte, není potřeba e-mail. Všem uživatelům bez e-mailové adresy se tím vygenerují přístupové kódy.
Jak zaměstnancům rozdat přístupové kódy:
  1. Na obrazovce Lidé. Vyhledejte zaměstnance, kterého jste právě přidali.
  2. Vedle jména daného zaměstnance klikněte na .
  3. Klikněte na Získat přístupový kód.
  4. Poskytněte zaměstnanci přístupový kód a požádejte ho, aby se zaregistroval na Workplace na adrese work.workplace.com/work/accesscode. Tam si vytvoří uživatelské jméno a heslo.
Nebo můžete stáhnout všechny přístupové kódy najednou:
  1. Na obrazovce Lidé klikněte na .
  2. Vyberte Získat přístupové kódy.
  3. Klikněte na Poslat kódy. Na vaši e-mailovou adresu se odešle seznam přístupových kódů.
Poznámka: Přístupové kódy jsou citlivá data. Každý držitel nepoužitého přístupového kódu má plný přístup k účtu, ke kterému se kód vztahuje. Rozdávání přístupových kódů je potřeba důsledně kontrolovat.
Další informace o přístupových kódech
  • Tvoří je řetězec šestnácti písmen.
  • Pro každý účet je v danou chvíli platný jen jeden kód.
  • Vytvořením nového kódu pro uživatele se zruší platnost předchozích kódů.
  • Platnost kódů je 90 dní od vytvoření.
  • Když přístupový kód úspěšně použijete k získání nebo obnovení přístupu k účtu, platnost kódu skončí.
  • Správce může nepoužitý přístupový kód kdykoli deaktivovat.
Byly tyto informace užitečné?
Tato funkce je k dispozici pouze správcům služeb Workplace Essential a Workplace Advanced.
Přístupový kód pro přihlášení umožňuje správcům pozvat uživatele do Workplace bez e-mailové adresy. Pomocí přístupového přihlašovacího kódu můžou správci přidávat uživatele do komunity Workplace tím, že vygenerují jedinečný kód, pomocí kterého si uživatelé můžou zaregistrovat účet.
Mějte na paměti, že přístupové kódy si musíte aktivovat na panelu pro správu.
Byly tyto informace užitečné?
Dalším způsobem, jakým se vaši spolupracovníci můžou registrovat, je ten, že jim sami nabídnete odkaz pro registraci. Pozvánky můžete zaměstnancům rozeslat třeba tištěné, prostřednictvím podnikové SMS brány nebo e-mailem od vedoucích pracovníků potom, co se rozešlou systémem generované e-maily z Workplace.
Odkazy pro registraci můžete distribuovat jeden po druhém nebo hromadně s dalšími informacemi pro zaměstnance tak, že je vyexportujete. Odkazy pro registraci získáte stažením souboru CSV s exportovanými údaji zaměstnanců. Jak získáte odkazy pro registraci:
1. Na panelu pro správu klikněte na kartu Lidé.
2. Klikněte na a pak na Exportovat informace o zaměstnancích.
3. Za chvíli obdržíte e-mail s odkazem na soubor CSV, který bude obsahovat údaje všech kolegů, včetně odkazů pro registraci u každého dosud neregistrovaného účtu, na který už byla odeslána pozvánka.
Byly tyto informace užitečné?
Řešení potíží
Tento článek se týká pouze správců služby Workplace Advanced.
Pokud se vám zobrazuje chybová zpráva, že uživatel nebo skupina, kterou se snažíte přidat, už existuje, možná jste narazili na některý z následujících problémů:
  • Daný člověk může být součástí jiné komunity. Pamatujte, že s každou komunitou služby Workplace může být propojená jen jedna e-mailová adresa.
  • E-mailová doména daného člověka může být uvedena na seznamu povolených v jiné komunitě.
  • Pokud se vám už povedlo přidat někoho se stejnou e-mailovou doménou a teď se vám zobrazuje chybová zpráva, může to znamenat, že po tom, co jste člověka se stejnou doménou přidali, si tuto doménu zaregistrovala jiná komunita.
Pokud vám přijde chybová zpráva, že e-mail nelze použít, může to být proto, že se pokoušíte přidat obecnou e-mailovou adresu, jako třeba: info@, sales@, admin@, support@ atd. Workplace umožňuje vytvoření účtů je s e-maily patřícími konkrétním lidem.
Poznámka: Abyste předešli komplikacím při přidávání kolegů do služby Workplace, přidejte na seznam povolených všechny e-mailové domény přiřazené k vaší komunitě. Jednu e-mailovou doménu nemůžete přidat na seznam povolených v několika komunitách.
Byly tyto informace užitečné?
Budete se muset přesvědčit, že jste uživatele nejen vytvořili, ale taky pozvali. Další podrobnosti o tomto procesu najdete tady.
Byly tyto informace užitečné?
Tento článek se týká jenom uživatelů služby Workplace Advanced.
Pokud se vám nedaří nahrát soubor CSV se seznamem uživatelů k deaktivaci, může to být způsobeno jedním z těchto běžných problémů:
  • Soubor není ve formátu CSV: Všechny soubory musí být uložené v platném formátu CSV (přípona .csv). Ostatní typy a formáty souborů nejsou podporované.
  • Soubor nemá kódování znaků UTF-8: Všechny soubory musí být v kódování znaků UTF-8.
  • Neplatná e-mailová adresa: Uvedená e-mailová adresa neodpovídá účtu na Workplace.
  • Duplikovaná e-mailová adresa: E-mailové adresy by měly být v souboru CSV uvedené pouze jednou.
Byly tyto informace užitečné?
Pokud se vám nedaří nahrát soubor CSV, ověřte následující běžné příčiny:
  • Soubor není ve formátu CSV: Všechny soubory musí být uložené v platném formátu CSV (přípona .csv). Ostatní typy a formáty souborů nejsou podporované.
  • Soubor nemá kódování znaků UTF-8: Všechny soubory musí být v kódování znaků UTF-8.
  • Hodnoty obsahují čárky: Pokud hodnota obsahuje čárku, je třeba celou hodnotu vyjmout pomocí uvozovek (např. "hodnota_s_čárkou"). Například pojem Londýn, Anglie je nutné v souboru CSV zapsat takto: "Londýn, Anglie".
  • Duplikované údaje: Duplikované údaje uživatelů způsobí při validaci souboru CSV chyby.
  • Nesprávné použití velkých písmen: Nesprávné použití velkých písmen obvykle chybu nezpůsobí, ale jména, sídla a další pole budou uložená stejným způsobem, jako jsou zadaná v souboru CSV, včetně použitých velkých písmen.
  • Neplatné telefonní číslo: Telefonní čísla je třeba zadávat ve formátu [kód země] [místní předvolba] [telefonní číslo] (např. +1 800 555 0150).
  • Neplatné národní prostředí: Národní prostředí je třeba zadávat podle platných zkratek používaných na Facebooku.
Byly tyto informace užitečné?
I když máte v nastavení uvedeno, že se do vašeho Workplace můžou přidat jen lidé pozvaníurčité e-mailové domény, můžou se vám v oddílu Žádosti o přístup v panelu pro správu stále zobrazovat nové žádosti.
V takovém případě žádosti, které se vám zobrazují v oddílu Žádosti o přístup, pochází od uživatelů, které pozvali vaši kolegové pomocí tlačítka Pozvěte lidi. Toto tlačítko najdete na hlavní stránce Workplace. K dispozici ho má každý ve vaší komunitě.
Jak zvolit způsob správy těchto pozvánek:
  1. Otevřete panel pro správu.
  2. Klikněte na Nastavení.
  3. Posuňte se dolů na Přidání se a žádosti o přístup a vyhledejte podnadpis Žádosti o přístup.
  4. Vyberte jednu z těchto možností:
    • Všechny žádosti o přidání na Workplace musí schválit správci – i uživatelé pozvaní vašimi kolegy musí být v Žádostech o přístup schváleni.
    • Automaticky schvalovat žádosti z těchto e-mailových domén – uživatelé pozvaní z ověřených e-mailových domén nebo z e-mailových domén uvedených na seznamu povolených získají přístup automaticky.
    • Automaticky schvalovat všechny žádosti – všichni uživatelé pozvaní do vaší komunity budou automaticky schváleni.
  5. Klikněte na Uložit.
Když chcete odebrat tlačítko Pozvěte lidi a zabránit kolegům zvát do vaší komunity další lidi, můžete taky kontaktovat podporu.
Byly tyto informace užitečné?